PROCESSAMENTO DE PEDIDOS | Logística

PROCESSAMENTO DE PEDIDOS

Por: Karen Soares da Rosa

POR QUE ESTUDAR PROCESSAMENTO DE PEDIDOS?

• Demanda/produção;
• Processos holísticos;
• Necessidade do cliente;
• Otimização;
• Estoques;
• Tempo;
• Tecnologia;
• Sistemas;
• Comunicação;
• Vendas perdidas;
• Estoques excessivos;
• Transporte previsível;
• PCP descontrolado;
• Mais custos;
• Clientes perdidos e mais clientes perdidos.

A informação é o motivo principal para o estudo do processamento de pedidos para que não haja problemas e que o processo seja feito de forma efetiva e com o mínimo de erros possível.

NATUREZA

Entrada: é quando o desejo ou a necessidade se torna um pedido. A solicitação é o que precisa ser feito a partir da entrada (seja escrita, telefone, sistema, internet, etc.).

Processamento: transcrever a solicitação de maneira que o desejo/necessidade seja atendido. É somado ao tempo total do pedido. O ato de transcrever o pedido é chamado de manifesto (ordem de compra), consta todas as especificações do pedido.

Saída: quando o pedido é efetivamente separado/organizado para que seja entregue ao cliente, seja um produto ou um serviço. A saída ocorre a partir do momento que o pedido deixa de ser um documento para ser algo efetivo. Processo de armazenamento e transporte.

Entrada e processamento são ATRASOS!

Estes processos são considerados atrasos devido ao tempo despendido da solicitação do cliente até a entrega efetiva. O objetivo da organização é que esse tempo seja reduzido ao máximo possível, através de investimento em tecnologia, treinamento e afins.

ATIVIDADES BÁSICAS

Entrada: todo o processo que ocorre entre o vendedor e consumidor, a venda em sim. Tudo que acontece na interface do pedido (telefone, online, papel, etc.).

Tratamento: Ocorre após a emissão do manifesto e antes da saída do pedido. Período de verificação de preço e custo, estimativa de entrega, disponibilidade, etc. Neste processo é realizada a conferência do pedido.

Relatório: Manter os clientes informados e atualizados sobre o pedido. Realizar a atualização periódica da data de entrega. É necessário que os colaboradores estejam atentos e treinados para solucionar os problemas que poderão aparecer. Caso haja falta de produtos no estoque ou perda ao longo do processo de entrega é recomendado a emissão de duas notas ficais, primeiramente cancelando o pedido original e posteriormente emissão dos produtos que foram efetivamente entregues ao cliente.

Faturamento: o ato de realizar a cobrança ao consumidor pelos produtos entregues pela organização.

ENFOQUES ALTERNATIVOS (TIPO DE PROCESSAMENTO DO PEDIDO)

Automatizado: processo realizado pelo sistema de informação, da entrada ao processamento do pedido inteiramente automático sem interferência humana (site, totem autoatendimento, aplicativo, etc.)

Manuais: realizado manualmente por seres humanos, com auxilio ou não da tecnologia (papel, telefone, serviço de atendimento ao cliente, etc.).

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS – INDICADOS PARA OTIMIZAÇÃO DOS PEDIDOS

Formação de Lotes: junção de pedidos a serem enviados visando a diminuição de custos da operação.

Pedido Mínimo: eleger uma quantidade mínima para venda buscando a diminuição de pedidos “desnecessários” e o alcance da economia de escala.

Prioridade de Atendimento: seja por tamanho de carga (para melhor aproveitamento do modal de transporte), valor de pedido, FIFO (primeiro que entra, primeiro que sai), LIFO (último que entra, primeiro que saí), perecibilidade, etc.